Confección de las cuentas anuales y legalización en el Registro Mercantil

            Nos complace recordarles que el órgano de Administración de la Sociedad debe formular las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria y propuesta de la Aplicación del Resultado) relativas al ejercicio social de 2010, a más tardar el 31 de marzo de este año, plazo improrrogable. De la formulación de las cuentas nacen dos obligaciones: la legalización de los libros oficiales antes del 30 de abril y su depósito ante el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación por la Junta General.

            Estas cuentas formuladas por el órgano de administración deberán ser sometidas a la aprobación de la Junta dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. En el supuesto que no tuvieran la certeza de que dicha Junta se va a celebrar con la asistencia de la totalidad de los socios, resultará conveniente que así lo manifiesten a nuestro Departamento Mercantil a los efectos de iniciar de inmediato los trámites de convocatoria de Junta mediante anuncio en su página web y en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (o mediante comunicación por carta certificada al domicilio de los socios si así estuviera previsto en los Estatutos sociales), todo ello al objeto de evitar la publicación del anuncio con carácter de urgencia con el consiguiente aumento en los costes que conlleva. En este sentido, por parte del Departamento Mercantil, conjuntamente con el Depósito de Cuentas,  se les facilitará el borrador del Acta de la Junta de Socios para recoger la firma de todos ellos en el momento que esta se celebre. Una vez tengamos preparados los documentos para cumplir con la obligación del Depósito de las Cuentas Anuales, nos pondremos en contacto con el órgano de administración de la sociedad para proceder a su firma y posterior legitimación notarial.

            Nota importante para los administradores: en virtud de las modificaciones introducidas por la nueva Ley de Sociedades de Capital, tanto los administradores de una Sociedad Anónima como los de una Sociedad Limitada deben comunicar la participación que tengan en el capital de una sociedad con el mismo, análogo o complementario género de actividad al que constituya el objeto social, así como los cargos o las funciones que en ella ejerzan, así como la realización por cuenta propia o ajena de esta actividad. Dicha información se incluirá en la memoria  (es obligatorio por ley), de tal manera que, si incurren en alguno de estos supuestos, les solicitamos que nos faciliten la información oportuna para cumplir con los deberes de lealtad, fidelidad y defensa de los intereses de la sociedad que incumben a los miembros del órgano de administración.

          Recordamos que la falta de cumplimiento de la obligación de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales comporta dos consecuencias: una, de caràcter operativo y funcional, como es el cierra del acceso registral, es decir, no tendrán acceso al Registro las escrituras que se puedan otorgar por la sociedad en el futuro, a excepción de las excluidas expresamente por la Ley; otra, de carácter económico, consistente en la imposición a la sociedad de una multa que puede ser reclamada al órgano de administración. Además, los administradores responden frente a la sociedad, los socios y a los acreedores del daño que hayan causado por actos realizados sin la diligencia con la que deben desempeñar su cargo.