Implantación de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos.

En un entorno cada vez más informatizado en el que ya es habitual disponer de medios tecnológicos para el desarrollo de nuestras tareas diarias, la AEAT, no ajena a esta realidad, establece con vigencia a partir del 1 de enero del 2011, los supuestos en que los obligados tributarios que a continuación se detallan estarán obligados a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les realice en el ejercicio de sus competencias.

Estarán obligados a recibir mediante el sistema de “dirección electrónica habilitada” las notificaciones y las comunicaciones administrativas que realice la AEAT en el ejercicio de sus competencias, los siguientes obligados tributarios:

Por su forma jurídica:

• Las sociedades anónimas.
• Las sociedades limitadas.
• Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española, cuyo NIF empieza por la letra N.
• Los establecimientos permanentes y las sucursales de entidades no residentes en territorio español, cuyo NIF empieza por la letra W.
• Las UTE’S.
• Entidades cuyo NIF empieza por la letra V y se corresponda con uno de los siguientes tipos: Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de Capital Riesgo, Fondo de inversiones o Fondos de capital riesgo.

Independientemente de su forma jurídica, todos aquellos en los que concurran las siguientes circunstancias:

• Estén inscritos en el Registro de Grandes Empresas.
• Hayan optado por los sistemas de tributación de consolidación fiscal y de régimen especial de grupo de entidades.
• Estén inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA.
• Los que tengan autorización del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la AEAT para la presentación de declaraciones aduaneras de forma electrónica.

La AEAT deberá notificar previamente a los obligados tributarios, su inclusión en el sistema de dirección electrónica habilitada obligatoria; dicha notificación está prevista que se produzca de forma escalonada en el tiempo a partir del mes de enero próximo, mediante la remisión de una carta informativa y de asignación de aquélla dirección.   

Cuando se produzca un alta en el censo de obligados tributarios, la inclusión en el sistema se podrá realizar junto a la correspondiente comunicación del CIF/NIF que le corresponda.

No obstante cuanto antecede, la AEAT podrá practicar notificaciones por medios no electrónicos y en los lugares tradicionales cuando:

• Medie comparecencia previa del obligado tributario o su representante en las oficinas de la AEAT y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
• La comunicación o notificación electrónica resulte incompatible con la inmediatez que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.
• En procedimientos iniciados por el interesado que comunique una dirección postal; esta opción se deshabilita tras dos intentos de comunicación fallidos, pasando a ser la dirección electrónica.
• En las comunicaciones que se hayan enviado de forma tradicional previo al reconocimiento del alta en el sistema de recepción electrónica.

En ningún caso se efectuarán en la dirección electrónica habilitada, entre otros supuestos, las siguientes comunicaciones y notificaciones:

• Las que vayan acompañadas de elementos no susceptibles de conversión en formato electrónico.
• Las que por normativa específica deban practicarse mediante personación efectiva.
• Las relacionadas en la tramitación de las reclamaciones económico administrativas.
• Las que contengan medios de pago a favor de los obligados tributarios.
• Las dirigidas a entidades financieras para ordenar el embargo de dinero.

Los obligados tributarios quedarán excluidos del sistema de dirección electrónica obligatoria, cuando dejaren de concurrir las circunstancias que motivaron su inclusión y se solicite expresamente. El plazo para la resolución por parte de la AEAT será de un mes.

Respecto a la efectividad del procedimiento, se prevé que la AEAT certifique la comunicación o notificación de un acto a través de la dirección electrónica habilitada, que podrá generarse de manera automatizada, mediante el cual se identificará el acto notificado, su destinatario, la fecha de la notificación y la fecha del acceso a su contenido o en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo legalmente establecido. 

UNA REFLEXIÓN PARTICULAR SOBRE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA:

La AEAT da un paso importante tanto en eficacia, agilidad, ahorro de costes y como no, en seguridad jurídica ya que tendrá la garantía de que el obligado tributario recibe la notificación y éste de haberla recibido. Es este último aspecto, el de mayor importancia que a partir de ahora se les impone a un gran número de obligados tributarios con la responsabilidad que ello comportará (se comenta ya de que las empresas integren en su organigrama la función periódica de revisar el “buzón” de notificaciones electrónicas).

En el caso de entidades mercantiles, todas ellas, independientemente de su dimensión económica, se les considera que disponen ya de los medios técnicos precisos para afrontar el nuevo sistema de notificación, puesto que desde hace algunos años se les impuso la obligatoriedad de presentación telemática de todas sus declaraciones tributarias, previa la obtención de la firma digital o bien, mediante el apoderamiento a un tercero que disponga de aquélla.

Pero es aquí donde surge la problemática respecto de aquellas empresas (una gran mayoría) que tienen encomendada la gestión tributaria a terceros ante la ausencia de la firma digital propia y del apoderamiento a un tercero, en este caso a AGESA CONSULTING. Por ello vemos conveniente como colaborador social que somos ante la AEAT, que todas aquellas empresas que no dispongan actualmente de la correspondiente firma digital, se provean con prontitud de su obtención, independientemente de que nos tengan encomendada la gestión tributaria y puedan así recibir de la AEAT las comunicaciones o notificaciones que se les practique. 

Adjuntamos link a la página de la AEAT para acceder a la tramitación del certificado electrónico de firma digital. Dicha tramitación debe hacerse desde el equipo informatico del solicitante. Siga los pasos que se indican y ponga atención a los plazos. No tiene mayor dificultad :

AEAT - Certificado electrónico

En el supuesto de que quieran encargarnos la tramitación de su obtención, sírvanse contactar con la persona de nuestro despacho que tiene asignada la tutoría de su empresa. 

Quedamos a su disposición para cualquier consulta que sea de su interés al respecto de la presente comunicación.